Wir möchten Sie nachfolgend über die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit der Nutzung unserer „Helpdesk-Plattform“ und unserer Kontaktformulare informieren.
Zweck der Verarbeitung
Als Helpdeskplattform nutzen wir das Tool „Zammad“. Wir verwenden Zammad für die Erfassung der Nachrichten über unsere Kontaktformulare und als Ticket System zur Bearbeitung von Support- und anderen Anfragen. Zammad ist eine Open-Source Helpdesk-Software, die wir auf einem eigenen Server installiert haben und selbst betreiben.
Die Helpdesk-Software ermöglicht es, Supportanfragen zu sortieren und strukturieren, um sie so schneller bearbeiten und einen besseren Überblick über den Status der Tickets behalten zu können.
Verantwortlicher
Verantwortlicher für Datenverarbeitung, die im unmittelbaren Zusammenhang mit der „Helpdesk-Plattform“ steht, ist die Syncwerk GmbH.
Welche Daten werden verarbeitet?
Tickets können auf verschiedenen Wegen in unsere „Helpdesk-Plattform“ gelangen. Sie können uns über ein Formular (z.B. unser Kontaktformular unter https://syncwerk.de/kontakt/ ) kontaktieren oder direkt an eine E-Mailadresse schreiben. Ihre Nachricht wird dann von der „Helpdesk-Plattform“ verarbeitet. Zusätzlich können wir bei Bedarf ihre Daten manuell ergänzen.
Wenn Sie uns über ein Formular kontaktieren, erhalten wir alle Daten, die Sie direkt in das Formular eingeben.
Wenn Sie uns direkt eine E-Mail an support@syncwerk.com oder eine ähnliche E-Mailadresse schicken, erhalten wir den Inhalt Ihrer Nachricht, sowie alle Angaben, die Ihr E-Mail Programm an uns übermittelt. Dazu können z.B. Informationen wir die Angaben im Header der E-Mail oder der Zeitpunkt des Versands gehören.
Sobald Sie uns eine Nachricht an die „Helpdesk-Plattform“ schicken, wird im System ein Kundenprofil mit Vorname, Nachname und E-Mailadresse angelegt. Dieses Profil kann unter Umständen mit weiteren Informationen befüllt werden. Alle Nachrichten, die Sie uns schicken, werden dann automatisch diesem Kundenprofil zugeordnet.
Umfang der Verarbeitung
Wir verwenden die Daten in unserer „Helpdesk-Plattform“ um Ihre (Support-)Tickets zu beantworten. Eine darüberhinausgehende Verarbeitung der Daten ist nicht beabsichtigt.
Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung
Falls Sie uns ein Support Ticket im Rahmen eines bestehenden Vertrags schicken, ist die Rechtsgrundlage Art. 6 I lit b) DSGVO. Wir verarbeiten dann Ihre Daten, um unseren vertraglichen oder vorvertraglichen Pflichten nachzukommen.
Im Übrigen ist die Rechtsgrundlage Art. 6 I lit f) DSGVO. Unser berechtigtes Interesse ist die zeitnahe und effiziente Bearbeitung Ihrer Anfragen.
Empfänger / Weitergabe von Daten
Personenbezogene Daten, die im Zusammenhang mit unserer „Helpdesk-Plattform“ verarbeitet werden, werden grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben, sofern sie nicht gerade zur Weitergabe bestimmt sind oder wir zur Weitergabe der Daten gesetzlich verpflichtet sind.
Unsere Server stehen in einem deutschen Rechenzentrum. Die Mitarbeiter des Rechenzentrums haben zumindest theoretisch Zugriff auf die personenbezogenen Daten auf unseren Servern. Wir haben mit dem Betreiber des Rechenzentrums einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung geschlossen.
Datenverarbeitung außerhalb der Europäischen Union
Eine Datenverarbeitung außerhalb der Europäischen Union (EU) erfolgt grundsätzlich nicht.
Datenschutzbeauftragter
Wir haben einen Datenschutzbeauftragten benannt.
Sie erreichen diesen wie folgt:
Syncwerk GmbH
– Datenschutzbeauftragter –
Alte Abtswinder Str. 76A
97353 Wiesentheid
E-Mail: datenschutz@syncwerk.com
Ihre Rechte als Betroffene/r
Sie haben das Recht auf Auskunft über die Sie betreffenden personenbezogenen Daten. Sie können sich für eine Auskunft jederzeit an uns wenden.
Bei einer Auskunftsanfrage, die nicht schriftlich erfolgt, bitten wir um Verständnis dafür, dass wir ggf. Nachweise von Ihnen verlangen, die belegen, dass Sie die Person sind, für die Sie sich ausgeben.
Ferner haben Sie ein Recht auf Berichtigung oder Löschung oder auf Einschränkung der Verarbeitung, soweit Ihnen dies gesetzlich zusteht.
Schließlich haben Sie ein Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben.
Ein Recht auf Datenübertragbarkeit besteht ebenfalls im Rahmen der datenschutzrechtlichen Vorgaben.
Löschung von Daten
Wir löschen personenbezogene Daten grundsätzlich dann, wenn kein Erfordernis für eine weitere Speicherung besteht. Ein Erfordernis kann insbesondere dann bestehen, wenn die Daten noch benötigt werden, um vertragliche Leistungen zur erfüllen, Gewährleistungs- und ggf. Garantieansprüche prüfen und gewähren oder abwehren zu können. Im Falle von gesetzlichen Aufbewahrungspflichten kommt eine Löschung erst nach Ablauf der jeweiligen Aufbewahrungspflicht in Betracht.
Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde
Sie haben das Recht, sich über die Verarbeitung personenbezogenen Daten durch uns bei einer Aufsichtsbehörde für den Datenschutz zu beschweren.
Änderung dieser Datenschutzhinweise
Wir überarbeiten diese Datenschutzhinweise bei Änderungen der Datenverarbeitung oder bei sonstigen Anlässen, die dies erforderlich machen. Die jeweils aktuelle Fassung finden Sie stets auf dieser Internetseite.
Stand: 14.09.2020